PEC Amministratori. Non è posta ma responsabilità giuridica digitale
Dal 1° gennaio 2025
Ogni amministratore di società (Srl, Snc, Sas, Spa, Sapa, … ) deve comunicare al Registro delle Imprese la propria PEC personale. Non basterà più la PEC aziendale: serve un indirizzo PEC personale, distinto per ciascun amministratore. L’obbligo si estende anche ai liquidatori e, in alcuni casi, alle reti d’impresa. Sono invece escluse le società consortili e i consorzi. Non per legali rappresentanti di ETS (enti di terzo settore) o ASD et similia.
L’obbligo introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 per favorire velocità e maggiore trasparenza, tra PA e Imprese è stato oggetto di un chiarimento operativo dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) [Nota del 12 marzo 2025].
L’ennesimo obbligo burocratico, mascherato come best practice per favorire la digitalizzazione, che impone oneri a imprese e imprenditori già alle prese con decine di adempimenti, obblighi formativi, scadenze inderogabili, pratiche burocratiche indecifrabili, labirinti normativi.
A parte gli aspetti di assunzione di responsabilità legale, potrà un manager di un’azienda svolgere il ruolo di passacarte all’ufficio competente o ai propri collaboratori ?
Questo processo aziendale, richiede integrazione, strumenti di deleghe non banali. Non può essere gestito come un banale reindirizzamento di un messaggio di posta. E poi chi lo gestisce, entro quanto tempo… e chi effettuerà la conservazione decennale ?
Vedremo che poi tutto arriverà direttamente e solo agli amministratori e le PEC aziendali si svuoteranno di significato.
Tempistiche e obblighi
- Le imprese costituite dal 1° gennaio 2025 hanno già provveduto ad indicare la PEC degli amministratori in fase di iscrizione.
- Le imprese già esistenti prima del 1° gennaio 2025 hanno tempo fino al 30 giugno 2025 per comunicare la PEC degli amministratori.
Ogni amministratore deve avere un domicilio digitale personale, anche se amministra più società.
In quel caso può usare lo stesso indirizzo PEC, purché sia personale e non coincida con quello della società.
La possibilità di usare la stessa o una personalizzata per ogni società è a discrezione dell’amministratore.
La comunicazione della PEC è gratuita, può essere eseguita direttamente dal sito PEC Registro Imprese. Non sono previsti bolli o diritti di segreteria.
Sanzioni e blocchi
L’assenza della PEC personale, essendo un dato obbligatorio, comporta:
- sospensione delle pratiche al Registro delle Imprese (come ad esempio il deposito del bilancio);
- rigetto della domanda se non si regolarizza entro 30 giorni;
- sanzione amministrativa da 103 a 1.032 euro per ogni amministratore inadempiente, ridotta a un terzo se si provvede entro 30 giorni dalla scadenza.
La PEC ora è europea e si chiama REM
L’unico modo per evitare sanzioni e ritardi è adeguarsi. E farlo in modo ordinato:
- Verificare se ogni amministratore possiede una PEC personale valida e attiva.
- Attivare la PEC dove mancante, il nostro digital team ha previsto offerte con dominio personalizzate e soluzioni per la lettura condivisa sia in mobilità che desktop.
- Comunicare i dati al Registro Imprese entro le scadenze, tramite SPID
- Predisporre un sistema di monitoraggio per rinnovi e variazioni.
Ricordo che la Posta Elettronica Certificata (PEC) sta evolvendo verso un nuovo standard europeo denominato Registered Electronic Mail (REM), prevista dal Regolamento (UE) n. 910/2014, noto come eIDAS, stabilisce un quadro normativo per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno europeo, tra cui la disciplina dei servizi di recapito elettronico certificato qualificato (Qualified Electronic Registered Delivery Services – QERDS), categoria in cui rientra la REM. Per supportare l’implementazione tecnica di questi servizi, l’European Telecommunications Standards Institute.
I requisiti
- Verifica dell’identità del titolare della PEC: Assicurarsi che l’identità del titolare della casella PEC sia stata verificata tramite metodi riconosciuti, come SPID, firma digitale, carta d’identità elettronica o tessera sanitaria.
- Auteticazione a doppio fattore: Implementare questo sistema di sicurezza a due passaggi è fondamentale per aumentare la sicurezza nell’accesso alla casella PEC.
- Aggiornamento delle credenziali e delle informazioni di contatto: Mantenere aggiornate le credenziali di accesso e le informazioni di contatto associate alla casella PEC per garantire la continuità del servizio.
- Formazione e sensibilizzazione: Organizzare sessioni informative per amministratori e dirigenti sulle nuove normative e sulle best practice per l’utilizzo sicuro ed efficace della PEC conforme agli standard REM.
- Monitoraggio delle scadenze e degli aggiornamenti normativi: Tenersi informati sulle scadenze per l’adeguamento e su eventuali aggiornamenti normativi per garantire la conformità continua.
Se desideri saperne di più, non tanto sulla PEC, ma su come gestire questo processo in maniera digitale, scrivimi.
